Gru 18

Zarządzanie świątecznymi daniami czyli ewidencja zasobów marketingowych

Raz na rok warto przeprowadzić ewidencję zasobów marketingowych w twoim dziale/zespole. Styczeń jest najlepszą okazją do tego, ponieważ to tradycyjny okres remanentów i rocznych podsumowań. Każdy menedżer marketingu powinien posiadać tę umiejętność, a świetną okazją do jej ćwiczenia są święta.

W każdej rodzinie trafi się co najmniej jedna osoba, która ma głowę do zapamiętywania. Gdy wstajesz któregoś dnia świąt rano i zapytasz ją, czy jest jeszcze ryba po grecku, sałatka warzywna, biała kiełbasa z bigosem (do wyboru), od razu dostaniesz od niej konkretną odpowiedź: „Tak, jest jeszcze pojemnik w lodówce, na drugiej półce od góry, w głębi, po prawo” albo „Nie, Tadek w nocy zjadł ostatnią porcję”. Zasobami w święta są więc poszczególne dania: sałatka, ryba, bigos itd.

Zwykle tą osobą jest pani domu, matka rodziny, która trzymała pieczę nad przygotowaniami świątecznych potraw. Czasem jednak tą osobą jest menedżer marketingu, z kilkuletnim doświadczeniem jako menedżer projektów. Zarządzając projektami, marketerzy nabywają nawyk prowadzenia w głowie ewidencji zasobów marketingowych, którymi bezpośrednio zarządzają. Dzięki temu w święta automatycznie robią ewidencję potraw i ich ilości, a później tak samo automatycznie aktualizują ilości serwowane podczas posiłków i zjedzone.

Zasobami w marketingu są natomiast roboczogodziny oraz umiejętności członków zespołu. Umiejętności marketingowych jest kilkadziesiąt. Szczegółowe listy bez problemu znajdziesz w internecie. Ogólnie, umiejętności można podzielić na główne grupy:

* komunikowanie (tworzenie komunikatów w mowie, piśmie, dźwiękiem, obrazem oraz przekazywanie ich odbiorcom),

* myślenie analityczne,

* kreatywność,

* negocjacje,

* zarządzanie stresem (a inaczej: własnym nastrojem, entuzjazmem, poziomem energii),

* znajomość narzędzi, technologii, mediów używanych w marketingu.

Projekt przeprowadzenia ewidencji marketingowej składa się z dwóch etapów. Etap pierwszy to ewidencja księgowa: czyli ocena ile i jakie zasoby w ogóle posiadasz (wielkość potencjalna zasobów) oraz ile i jakie zasoby posiadasz wolne obecnie np. w podziale na tygodnie (wielkość aktualna zasobów). Etap drugi to ewidencja projektowa. Tutaj zamieniasz liczbę wolnych zasobów na liczbę projektów/etapów projektów, które możesz w obecnym tygodniu realizować. Aby zamienić zasoby na etapy projektów, musisz najpierw posiadać szablony projektów: czyli rozpisać ile i jakie zasoby są potrzebne, aby dany projekt uruchomić, zaplanować, sprzedać (zewnętrznie klientowi lub wewnętrznie zarządowi), wyprodukować, rozliczyć i zamknąć. Na przykład: posiadasz tyle wolnych roboczogodzin i umiejętności, żeby w tygodniu uruchomić 3 nowe projekty, albo przeprowadzić planowanie 2 projektów, sprzedać 1 projekt, wyprodukować 2 projekty, rozliczyć i zamknąć 3 projekty. Przypisywanie wolnych zasobów do poszczególnych projektów oraz rozwijanie zasobów to istotne obowiązki menedżera marketingu.

Używając analogii posiłku świątecznego: jeśli na stole kończą się potrawy, a biesiadnicy jeszcze się nie najedli, marketer nawykły do prowadzenia ewidencji księgowej wie, jakie potrawy są w lodówce, żeby donieść je na stół – a także wie, jakie potrawy lubią biesiadnicy (każdy biesiadnik to osobny „projekt”).

W teorii wszystko wygląda idealnie, ale wiadomo, że w praktyce zdarzają się różne przypadki. Warto wspomnieć o kilku sprawach.

Raz w roku (lub raz na kilka lat) warto przeprowadzić audyt zewnętrzny (wykonany przez specjalistów od HR w marketingu lub agencję marketingu zintegrowanego), który pomoże bezspornie ocenić zasoby w twoim zespole. Bezspornie – to znaczy bez kombinacji ze strony menedżerów i pracowników.

Ewidencję zasobów powinno się prowadzić na bieżąco. Najlepiej w podziale tygodniowym, bo dzięki temu zaplanujesz prace zespołu, a w sytuacji kryzysowej możesz przesunąć zasoby z jednych projektów do innych z jednego tygodnia na drugi. W zasadzie można planować pracę codziennie, ale to (a) zajmuje tobie jako menedżerowi za dużo czasu, (b) tak częste rzucanie pracowników między projektami ogranicza efektywność ich pracy, ponieważ trochę czasu zajmuje wdrożenie się w nowy projekt.

Faktyczną dostępność zasobów dla ciebie jako menedżera ogranicza charakter/osobowość pracownika. Zdolności pracy w grupie, otwartość, sposób reagowania na problemy potrafią z gwiazdy marketingu zrobić przeciętniaka, a pracownika przeciętnego rozwinąć w lidera zespołu.

Jako menedżer marketingu zwykle współpracujesz z jedną lub kilkoma agencjami i specjalistami zewnętrznymi. Dla każdego przygotuj ewidencję księgową (dokładnie na tej samej zasadzie co dla członków własnego zespołu) i zapisz w warunkach współpracy konieczność dostarczania zestawień wolnych zasobów na nadchodzące tygodnie. Dobrze jest mieć taką informację nawet wtedy, gdy zlecasz podwykonawcy całość projektu do przeprowadzenia. Nigdy nie wiadomo, co się stanie i jakich zasobów będziesz na szybko potrzebować. Informacja o bieżącej dostępności zasobów podwykonawców posłuży ci jako ubezpieczenie od nieprzewidzianych wypadków.

Listy umiejętności marketingowych są dość szczegółowe, często mają kilkadziesiąt lub kilkaset rozpisanych umiejętności. Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z ewidencją zasobów marketingowych, przez pierwszy miesiąc (cztery tygodnie) używaj głównych sześciu grup umiejętności (komunikowanie, myślenie analityczne, kreatywność, negocjacje, zarządzanie stresem, znajomość mediów i technologii). Potem, w miarę potrzeby, zacznij rozpisywać szczegółowo poszczególne umiejętności.

Zanim zaczniesz prowadzić ewidencję, wyjaśnij członkom zespołu jej przydatność dla nich (narzędzie rozwoju i zarządzania pracą własną). Bez ich akceptacji nie uda się!